Papierunterlagen, Rechnungen, E-Mails und wichtige Geschäftsbelege gehören zum Alltag nahezu jedes Unternehmens. Werden diese Informationen an unterschiedlichen Orten gespeichert, kostet das Suchen und Verwalten jedoch viel Zeit. Mit seiner cloudbasierten Dokumentenmanagementlösung bietet Dokarchiv.cloud eine zentrale Plattform, auf der Unternehmen ihre geschäftlichen Dokumente digital erfassen, organisieren, archivieren und wiederfinden können.
Die Lösung wurde von der DIGI-BEL GmbH entwickelt und richtet sich insbesondere an kleine und mittelständische Unternehmen. Im Mittelpunkt steht ein unkomplizierter Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung, ohne dass dafür ein umfangreiches IT-Projekt erforderlich ist. Besonders interessant ist die Verbindung aus Dokumentenarchiv, E-Rechnungsverarbeitung, E-Mail-Archivierung und automatisierten Arbeitsabläufen.
Ein zentraler Ort für alle wichtigen Dokumente
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Eine der größten Herausforderungen im Büroalltag besteht darin, wichtige Unterlagen schnell wiederzufinden. Rechnungen liegen im E-Mail-Postfach, Verträge befinden sich in unterschiedlichen Ordnern und Belege werden manchmal zunächst auf dem Smartphone gespeichert. Dokarchiv.cloud bündelt solche Dokumente an einem zentralen Ort.
Die Plattform ermöglicht die digitale Ablage unterschiedlicher Dateitypen, darunter Rechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Verträge, Geschäftskorrespondenz und Belege. Dokumente können über verschiedene Wege in das Archiv gelangen: per E-Mail, Scanner, Upload, mobiler App oder Schnittstelle.
Anschließend lassen sich die Unterlagen Kategorien, Kunden, Projekten und Vorgängen zuordnen. Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Struktur, die den täglichen Umgang mit Geschäftsdokumenten erleichtert.
OCR-Volltextsuche für schnelles Wiederfinden
Besonders praktisch ist die integrierte OCR-Texterkennung. OCR steht für optische Zeichenerkennung und ermöglicht es, Texte in gescannten Dokumenten automatisch zu erfassen. Nutzer können dadurch nach Begriffen suchen, die im Dokument selbst vorkommen, statt ausschließlich auf Dateinamen oder manuell vergebene Schlagwörter angewiesen zu sein.
Die Volltextsuche wird durch Filter, Dokumentenvorschauen und zusätzliche Eigenschaften ergänzt. So können Mitarbeiter beispielsweise eine bestimmte Rechnung, einen Beleg oder einen Vertrag schneller finden.
Gerade in Unternehmen, die regelmäßig zahlreiche Dokumente bearbeiten, kann diese Funktion den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Statt mehrere Ordner und E-Mail-Postfächer durchsuchen zu müssen, steht eine zentrale Suchmöglichkeit zur Verfügung.
E-Rechnungen empfangen, erstellen und archivieren
Ein wichtiger Schwerpunkt von Dokarchiv.cloud ist die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Unternehmen müssen sich zunehmend mit strukturierten E-Rechnungsformaten beschäftigen. Die Plattform unterstützt dabei den Empfang und die Anzeige von Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD.
Mit dem zusätzlichen Faktura-Modul können Unternehmen außerdem eigene Rechnungen erstellen. Dabei lassen sich Kunden- und Artikeldaten verwenden, wiederkehrende Rechnungen vorbereiten und unterschiedliche Rechnungstypen bearbeiten. Unterstützte Ausgabeformate umfassen PDF, ZUGFeRD und XRechnung.
Erstellte Rechnungen können digital an Kunden versendet, im Archiv gespeichert und für die Buchhaltung bereitgestellt werden. Durch die Verbindung von Rechnungserstellung und Dokumentenarchivierung bleiben wichtige Informationen innerhalb eines zusammenhängenden Prozesses erhalten.
E-Mail-Archivierung für Microsoft 365 und Outlook
Geschäftliche E-Mails enthalten häufig wichtige Vereinbarungen, Rechnungen und Dokumente. Werden sie ausschließlich in persönlichen Postfächern aufbewahrt, kann es schwierig werden, Informationen später teamübergreifend wiederzufinden.
Hier setzt die E-Mail-Archivierung von Dokarchiv.cloud an. Geschäftliche Nachrichten und ihre Anhänge können aus Microsoft 365 beziehungsweise Outlook in das zentrale Archiv übernommen werden. Dafür stehen unter anderem automatische Abläufe und ein Outlook-Add-in zur Verfügung.
Dadurch lassen sich wichtige Nachrichten mit Kunden, Projekten und anderen Geschäftsvorgängen verbinden. Die Informationen bleiben nicht nur im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters, sondern können entsprechend den vergebenen Zugriffsrechten im Unternehmen genutzt werden.
Mobile App für Belege und Dokumente unterwegs
Nicht alle geschäftlichen Dokumente entstehen am Schreibtisch. Tankquittungen, Einkaufsbelege, Versicherungsunterlagen und PDFs werden häufig unterwegs empfangen oder fotografiert.
Mit der mobilen Anwendung von Dokarchiv.cloud können Nutzer solche Unterlagen direkt erfassen und an das Archiv übergeben. Auch Dokumente aus anderen Apps, beispielsweise Banking-, E-Mail- oder Download-Anwendungen, lassen sich über die Teilen-Funktion weitergeben.
Nach dem Upload können Kategorie, Beschreibung und Vorgang ergänzt werden. Dadurch gelangen wichtige Belege unmittelbar in die digitale Ablage, anstatt zunächst auf dem Smartphone oder in privaten Nachrichtenverläufen gespeichert zu bleiben.
Freigaben und strukturierte Arbeitsabläufe
Neben der reinen Speicherung unterstützt Dokarchiv.cloud auch die Organisation interner Arbeitsprozesse. Besonders bei Rechnungen ist es wichtig, dass klar geregelt ist, wer ein Dokument prüfen und freigeben muss.
Mit den entsprechenden Funktionen lassen sich Verantwortlichkeiten, Fristen und Freigaberegeln festlegen. Mitarbeiter können Dokumente prüfen, mit Notizen versehen und an zuständige Personen weitergeben. Der Bearbeitungsstatus bleibt dabei nachvollziehbar.
Benutzer- und Zugriffsrechte helfen zusätzlich dabei, festzulegen, welche Mitarbeiter bestimmte Dokumente sehen oder bearbeiten dürfen. Das ist besonders für Unternehmen interessant, in denen mehrere Personen gemeinsam mit Rechnungen, Kundenunterlagen und vertraulichen Informationen arbeiten.
Direkte Verbindung mit Brother-Scannern
Eine Besonderheit ist die Integration ausgewählter Brother-Scanner und Multifunktionsgeräte. Unterstützte Geräte können Dokumente direkt an das Archiv übertragen, ohne dass zunächst ein lokaler Scanordner am Computer benötigt wird.
Mitarbeiter wählen am Gerät die passende Kategorie aus und senden das Dokument anschließend über eine verschlüsselte Verbindung in das Archiv. Dadurch wird der Scanvorgang direkt mit der digitalen Dokumentenverwaltung verbunden.
Diese Zusammenarbeit ist besonders praktisch für kleine Büros, die bereits Brother-Hardware verwenden und ihre bestehenden Arbeitsmittel weiterhin nutzen möchten.
Sicherheit und Speicherung in Deutschland
Bei geschäftlichen Dokumenten spielen Datenschutz und eine nachvollziehbare Archivierung eine wichtige Rolle. Dokarchiv.cloud stellt Speicherplatz in deutschen Rechenzentren in Berlin und Frankfurt am Main bereit. Die Übertragung der Dokumente erfolgt verschlüsselt.
Die Lösung unterstützt eine GoBD-orientierte und revisionssichere Dokumentenablage. Dabei ist wichtig, dass auch die interne Organisation, die Berechtigungen und die Verfahrensdokumentation des jeweiligen Unternehmens stimmen. Die konkrete steuerliche und rechtliche Einordnung sollte daher mit der zuständigen Steuerberatung abgestimmt werden.
Was unterscheidet Dokarchiv.cloud von anderen Anbietern?
Viele Dokumentenmanagementsysteme sind auf große Unternehmen ausgerichtet und bringen entsprechend umfangreiche Funktionen und komplexe Verwaltungsstrukturen mit. Dokarchiv.cloud konzentriert sich dagegen bewusst auf die Anforderungen kleinerer Betriebe und Teams mit bis zu etwa 20 Mitarbeitern.
Ein wichtiger Unterschied ist die Verbindung verschiedener Büroprozesse in einer gemeinsamen Plattform. Dokumentenarchivierung, mobile Erfassung, E-Mail-Ablage, E-Rechnungen und Freigaben greifen ineinander. Hinzu kommt die direkte Anbindung ausgewählter Brother-Geräte.
Auch das Preismodell ist übersichtlich gestaltet: Eine Benutzerlizenz kostet laut Anbieter 25 Euro netto pro Monat bei jährlicher Abrechnung und beinhaltet 20 GB Speicherplatz sowie die grundlegenden Funktionen.
Fazit: Weniger Papierarbeit und mehr Übersicht im Büro
Dokarchiv.cloud bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen eine zentrale Lösung für die digitale Verwaltung ihrer Geschäftsdokumente. OCR-Volltextsuche, mobile App, E-Mail-Archivierung, E-Rechnungsverarbeitung und strukturierte Freigabeprozesse helfen dabei, Informationen übersichtlich zu organisieren und schneller wiederzufinden.
Besonders die Kombination aus einfacher Bedienung, verschiedenen Erfassungswegen und der Integration mit Brother-Geräten hebt das Angebot von vielen klassischen Archivlösungen ab. Unternehmen, die ihre Büroabläufe digitalisieren und den täglichen Verwaltungsaufwand reduzieren möchten, finden bei Dokarchiv.cloud eine auf ihre Anforderungen zugeschnittene Dokumentenmanagementlösung.
